SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA

PEMBAHASAN

2.1 Sistem manajemen sumber daya manusia

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

2.1.1 Manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur sumber daya yang dimiliki oleh individu dapat digunakan secara maksimal sehingga tujuan (goal) menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Menurut Henry Simamora dalam Manajemen Sumber Daya Manusia : Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang mempengaruhi secara lansung sumber daya manusianya (2006:5).

2.1.2 Rantai suplai

Rantai suplai rantai pasokan, jaringan logistik, atau jaringan suplai adalah sebuah sistem terkoordinasi yang terdiri atas organisasi, sumber daya manusia, aktivitas, informasi, dan sumber-sumber daya lainnya yang terlibat secara bersama-sama dalam memindahkan suatu produk atau jasa baik dalam bentuk fisik maupun virtual dari suatu pemasok kepada pelanggan. Badan usaha yang melaksanakan fungsi suplai pada umumnya terdiri dari manufaktur, penyedia layanan jasa, distributor, dan saluran penjualan (seperti: pedagang eceran, ecommerce, dan pelanggan (pengguna akhir). Aktivitas rantasi suplai (rantai nilai dan proses siklus hidup) mengubah bahan baku dan bahan pendukung menjadi sebuah barang jadi yang dapat dikirimkan kepada pelanggan pengguna akhir. Rantai suplai menghubungkan rantai nilai.

Ada berbagai jenis model rantai suplai, yang masing-masing menghubungkan mulai dari sisi hulu hingga hilir.

Tujuan utama supply chain management adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan melalui penggunaan sumber daya yang pailng efisien, termasuk kapasitas distribusi, persediaan, dan sumber daya manusia.

Beberapa perusahaan memilih untuk mengalihdayakan supply chain manegement mereka dengan bekerja sama dengan penyedia jasa logistik pihak ketiga.

2.2 Perencanaan sumber daya perusahaan

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

2.2.1 Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

2.2.2 Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2.2.2.1 Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.

2.2.2.1.1 Modul Operasi

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

2.2.2.1.2 Modul Finansial dan Akunting

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,

2.2.2.1.3 Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,

2.2.2.2 Keuntungan penggunaan ERP

2.2.2.2.1 Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

2.2.2.2.2 Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

2.2.2.2.3 Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

2.2.2.3 Keuntungan yg bisa diukur

1.            Penurunan inventori

2.            Penurunan tenaga kerja secara total

3.            Peningkatan service level

4.            Peningkatan kontrol keuangan

5.            Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

2.2.3 Memilih ERP

2.2.3.1 Latar Belakang

       Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

       ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

       Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

       Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

       Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

       Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

2.2.3.2 3 Syarat sukses memilih ERP

§  Knowledge

§  Experience

Knowledge & Experience

       Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

       Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

       Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

       Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup

§  Selection Methodology

Metodologi

       Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

       Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

       Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

(BK. Khaitan, weblink)

       Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

2.2.3.3 Analisa Business Strategy

       Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

       Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

       Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

       Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

       Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

       Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

       Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

2.2.3.4 Analisa People

       Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?

       Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

       Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

       Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

       Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

       Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

2.2.3.5 Analisa Infrastruktur

       Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

       Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

       Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

2.2.3.6 Analisa Software

       Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

       Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

       Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia

       Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

2.2.4 Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan

Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

2.2.4.1Gagalnya ERP

       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

2.2.4.2 Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

1.      Kurangnya komitmen top management

2.      Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

3.      Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

4.      Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

5.      Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

6.      Kesalahan penghitungan waktu implementasi

7.      Tidak cocoknya software dgn business process

8.      Kurangnya training dan pembelajaran

9.      Cacatnya project design & management

10.  Kurangnya komunikasi

11.  Saran penghematan yang menyesatkan

2.2.4.3 Software ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

       Dynamics-Axapta

       Compiere

       ORACLE

       JDE

       BAAN

       MFGPro

       Protean

       Magic

       aLTiUs

       SAP

       Onesoft

       IFS

       ELLIPS

       AGRESSO

       INTACS

 

 

 

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

1. Sistem Informasi Manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia. [SIM97]

3.      Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.